目标明确：在商务活动中，做ppt通常是为了追求简洁明朗的表达效果，以便有效辅助沟通。但是ppt也有局限性。不了解这些局限，在ppt里面书写长篇文字报告，绘制复杂表格，这种“超能”的ppt，不仅制作过程痛苦，而且最终结果通常是“根本看不懂!”。那么ppt的特长和局限分别是什么?我注意到外企员工言谈当中，常用英文Presentation来代替这个意义模糊的ppt。我查了查，发现维基百科词典上对Presentation的解释，恰好说出了它的目的、能力特长和局限。只能面向一类观众，演示一个话题内容，只能表达关键要点，达到留下深刻印象的目的。怎么做好看的ppt。牢记这几点，那我们做PPT的时候，就自然会比较[收敛"，也容易确定一个更合理的目标。这样就不会再洋洋洒洒做出六七十页，企图在一个文件里面讨论好几个复杂问题了。
形式合理：实际上ppt文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。怎么做好看的ppt。考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受，做相应的细节处理。演讲现场用的ppt，就要全力服务于演讲。多用图表图示，少用文字。这样让观众可以一边看，一边听你讲。演讲、演示相得益彰，效果是最好的。这种情况下适当的运用特效、动画等功能，可以帮助你控制演讲的节奏，也可以让演示效果丰富多彩，有利于活跃演讲气氛。直接送去给别人阅读的ppt，则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，以代替你的演讲，引领读者理解你的思路。整个ppt和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高。这样才能保证受众独自阅读ppt就能[跟着你走"，理解你的意思。
逻辑清晰：“简洁”正是ppt能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁，我们很容易无意识地删减了一些要点，受众就“看不懂”。想保证要点齐全，就要建立清晰、严谨的逻辑。有两种方法是非常有效的。一是遵循幻灯片的结构逻辑。通常一个ppt文件包含10-30张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个ppt的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象。每一个内容页，也必须严格遵守大标题、小标题、正文、注释--这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能你演讲时自己都会讲晕。二是运用常见的分析法图表。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时，这个办法非常实用。商业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等，可以帮助我们排除情绪干扰，理清思路，分析利害，寻找解决方案。采用这类图表，就好像在算帐时掏出了计算器。演讲者表述更方便，听讲者也很容易理解相信。
美观大方：演示就要“漂亮”。这是很多朋友做ppt时的想法。但我想这要求可能太高了。日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样，能具备足够的美学修养，把ppt做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，结果却往往是画虎不成反类犬，得不偿失。