1、贫困生档案是确定助学贷款、学费减免、困难补助、勤工助学和社会资助对象，以及评定各类清寒奖学金的重要依据，为了保证档案的完整性、真实性、准确性，确保资助到位，定于每年3月中旬至4月上旬对原有贫困生档案进行更新、调整，对新生贫困生档案开始建立。
2、界定程序。学生本人提出书面申请，出具乡镇盖章的《贫困生家庭经济情况调查表》，并填写《贫困生消费情况调查表》→交班主任初审（班级成立考核小组进行调查其表格所填写的信息是否是实情，并填写调查结果，意见不需向本人反馈）→学院审核→贫困生名单公示→贫困生建档→报学生处汇总。